Das Thema Robotic Process Automation (RPA) wird immer präsenter und der Einsatz digitaler Roboter immer mehr zum zentralen Wettbewerbsvorteil

Das Thema Robotic Process Automation (RPA) wird immer präsenter. In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung, in der Durchlaufzeiten verkürzt werden, Kundenbedürfnisse immer stärker in den Fokus rücken und gleichzeitig monotone Arbeiten auf höchstem Qualitätsniveau bearbeitet werden müssen, wird der Einsatz digitaler Roboter immer mehr zum zentralen Wettbewerbsvorteil.

Wo können digitale Roboter sinnvoll eingesetzt werden?

Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg von RAP sind manuelle, wiederholbare Prozesse, die in einer hohen Fallzahl regelmäßig bearbeitet werden. Aufgrund der Vielzahl an Standardprozessen eignet sich die Energiebranche besonders gut für den Einsatz RPA-unterstützter Prozesse. In Zusammenarbeit mit der Natuvion Digital GmbH hat die providata für verschiedene Energieversorger bereits RPA-Entwicklungen durchgeführt und Prozesse um ein Vielfaches automatisiert. Als besonders wirkungsvoll haben sich unter anderem der Prozess der Zahlungsverbuchung sowie der Umzugsprozess erwiesen. So profitieren heute bereits mehrere Stadtwerke im Bereich Finanz- und Rechnungswesen sowie Kundenservice von der Mitarbeit der Roboter. Gemeinsam mit den RPA-Entwicklern der providata konnte das Forderungsmanagement der Energieversorgungsunternehmen effizient und intelligent ausgebaut werden – dank des punktuellen Einsatzes des RPA-Tools.

Sachbearbeiter entlasten, nicht entlassen

Endlose Listen mit Klärfällen, die das System in einer Standardprüfung nicht zuordnen kann, sind im Bereich Finanz- und Rechnungswesen an der Tagesordnung. Die Abarbeitung der Klärfälle ist zeitintensiv, unbeliebt und monoton. Häufig sind es Kleinigkeiten, die eine Zuordnung der Zahlungen zu einer offenen Forderung ermöglicht. Hier setzt die providata mit der Konfiguration von digitalen Roboter-Kollegen an, welche die Sachbearbeiter in ihrer täglichen Arbeit entlasten. Der digitale Roboter bekommt eine Abfolge an Prüfungsmustern modelliert, die er für jeden offenen Klärfall automatisch abspielt. Das Ergebnis ist eine vollautomatische Bearbeitung weiterer rund 20 % der ausgespielten Klärfälle. Zusätzlich erhält der Sachbearbeiter Hinweise von seinem digitalen Kollegen, wo der Zuordnungsfehler der eingegangenen Zahlung liegen muss. Auf Basis des Protokolls des digitalen Kollegen können die noch offenen, manuell zu bearbeitenden Klärfälle wiederum schneller abgearbeitet werden. Die gewonnene Zeit können Mitarbeiter nutzen, komplexe Sachverhalte zu lösen oder individuell auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

„RPA? Dafür ist unser Unternehmen zu klein!“

Die unternehmensweite und skalierbare Implementierung von RPA ist mit größeren Anfangsinvestitionen in Infrastruktur, Mitarbeiterentwicklung und Governance verbunden und daher für kleinere Unternehmen nicht interessant? Keineswegs. Über den gemeinsamen, zentralen und plattformbasierten RPA-Ansatz mit der Natuvion Digital GmbH, können Unternehmen jeder Größe sofort von der Roboter-Power profitieren. Denn auch kleinere Energieversorger haben viele regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse und sind auf die Erfolgsfaktoren von RPA, Kosten- und Zeitreduktion sowie Effizienzsteigerung, angewiesen. Die Automatisierung der Prozesse durch RPA erfolgt unabhängig von Systemen und Systemarchitektur und stützt sich lediglich auf die vorhandene Infrastruktur. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass nach der Modellierung der Prozesse keine weitere Betreuung des digitalen Roboters notwendig ist. Erst durch eine Anpassung des Prozesses entsteht neuer Entwickleraufwand. Kosten und Nutzen stehen somit auch für kleinere Stadtwerken im Verhältnis.